Les bonnes pratiques dans le contexte du télétravail

Quels sont les avantages du télétravail ?

Cette organisation propose de nombreux avantages pour les salariés mais également pour l’entreprise.

Pour le salarié cela représente un gain d’autonomie et en responsabilité, mais aussi des horaires plus souples (du notamment à la réduction du temps de transport).

Pour l’employeur/entreprise, cela peut représenter un gain de productivité, une augmentation de la motivation dans l’entreprise et également une meilleure compétitivité.

Quels sont les outils à adopter ?

Aujourd’hui, et grâce au développement des NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication), l’offre numérique s’est diversifié tant en terme de quantité mais également d’innovation.

Pour communiquer, on trouve des outils comme Slack ou encore WattsApp, ce sont des outils collaboratifs qui permettent aux salariés de rester en contact permanent.

Pour les visios-conférences, des outils tels que ZOOM ou encore Microsoft Teams, qui permettent de faire des points d’étapes ou alors des réunions à distance avec plusieurs fonctionnalités pratiques, comme la prise de parole ou le partage d’écran.

Enfin, pour la mise en commun du travail, il y a le très célébre Google Drive, outil de stockage de documents partagés entre collaborateurs ou encore Trello ou Asana, qui sont des outils de gestion via des To Do List (tâches à réaliser).

En clair, il existe différents outils gratuits ou payants pour mettre en place le télétravail.

Comment réussir une visio-conférence ?

Après avoir choisi la date, l’horaire et l’outil adéquat pour tenir cette réunion à distance, il faut la préparer.

Une réunion physique et en distanciel ne se déroule pas de la même façon. Il faut s’assurer de la bonne fonctionnalité des supports numériques et du matériel informatique et être prêt avant l’heure du début.

Attention toutefois à l’environnement et notamment aux bruits parasites (stylos, feuilles, horloges) qui peuvent attirer l’attention des salariés.

Enfin, le maitre mot d’une réunion virtuelle réussie est la participation, ne monopoliser pas la parole et faîtes participer les interlocuteurs.

Il faut aussi modérer le nombre de réunion par semaine, un trop grand nombre serait contre-productif.

Comment gérer la sécurité de nos donnés sur internet ?

L’employeur garde son droit de regard sur l’utilisation du matériel informatique professionnelle, à condition des dossiers « personnels ».

L’employeur doit également permettre aux salariés de pouvoir déposer des dossiers dans des fichiers sécurisés.

Comment lutter contre le surmenage et prendre soin de son cerveau, très sollicité en ce moment ?

Le cerveau humain n'est pas multitâches; s'il est submergé d'informations, il s'épuise et perd son efficacité. C'est le principal risque en cette période de retour du télétravail généralisé: l'épuisement face à toutes les sollicitations numériques.

Le cerveau a du mal à hiérarchiser l'ensemble des informations qui lui arrivent en même temps. Il va essayer de tout traiter... et c'est cela qui mène à l'épuisement.

Dédramatiser les urgences pour ne pas tout traiter en même temps.

Normalement, on a tout de même chacun un peu de latitude pour trier entre ce qui est vraiment urgent et ce qui l'est moins. La difficulté, c'est lorsqu'on n'a pas d'autonomie d'organisation, que les tâches nous sont imposées sans la possibilité de s'ajuster : c'est là que les problèmes de sur-sollicitation arrivent.

De Jean-Christophe ROCHE, Co-fondateur de xLearn