Comment bien choisir une solution de gestion des entretiens ?

Les 3 principaux bénéfices que doit vous apporter un logiciel de gestion des entretiens individuels

Lors du choix de votre outil, voici trois points d’attention sur lesquels vous ne devez pas transiger.

• Le confort d’utilisation oui, mais d’abord pour ceux qui réalisent les entretiens individuels

Les entretiens sous format Word ou Excel posent de sérieuses contraintes en termes d’usage, que ce soit côté utilisateur ou RH. Un outil logiciel ne rendra pas l’exercice plus facile mais éliminera assurément la lourdeur liée à la procédure, à condition toutefois que l’interface soit pensée pour l’utilisateur final.

La qualité de l’entretien repose essentiellement sur une bonne préparation des deux parties, autant en faciliter les conditions. Vérifiez donc que le logiciel sélectionné permette :

• d’enregistrer et de reprendre ultérieurement le remplissage du formulaire une version web responsive accessible depuis un PC, une tablette ou un mobile. Les arguments arrivent parfois en dehors des horaires de travail ;

• que vos managers accèdent facilement aux historiques des entretiens surtout si vous multipliez les rencontres collaborateurs/managers : feedbacks, revues d’objectifs trimestriels, revue de fin de mission ou projet…. Ils ont autre chose à faire que de rechercher les compte-rendus d’entretiens de l’année dernière.

• Une solution qui vous offre une vraie visibilité opérationnelle

Seuls deux types d’entretiens sont obligatoires : les entretiens professionnels et les entretiens forfaits jours. Toutefois, la plupart des entreprises réalisent également des entretiens d’évaluation une fois par an. Pour les RH, ce sont donc minimum 3 campagnes à gérer régulièrement.

Exigez qu’un maximum d’actions soient possibles depuis le tableau de bord : relancer les collaborateurs et les managers qui n’ont pas préparé leurs entretiens, ceux qui ne valident pas l’évaluation, être alertés sur les profils à risque… Assurez-vous donc de pouvoir accéder facilement aux informations clés : non réalisé, en cours, terminé, les attentes d’approbation, les réserves.

• Une meilleure façon de gérer les objectifs collectifs et individuels

Traditionnellement le manager fixe les objectifs, organise des points d’avancement et éventuellement impose de nouveaux objectifs en fonction de nouveaux besoins opérationnels. Le collaborateur exécute et rend des comptes sur l’atteinte des résultats.

Le suivi des objectifs est un indicateur de performance intéressant mais il doit surtout être l’occasion pour le manager et le collaborateur d’être dans un flot continu de discussions.

10 conseils pour bien choisir son logiciel de gestion de la formation professionnelle

1) Choisir un logiciel de gestion de la formation professionnelle qui s’adapte à vos besoins et non l’inverse

2) La solution la plus exhaustive n’est pas toujours la plus efficace

3) Privilégier le mode SaaS, aujourd’hui incontournable

4) L’ergonomie et la facilité de prise en main

5) L’intégration avec d’autres logiciels SIRH

6) L’automatisation facile grâce à un logiciel de gestion RH

7) La production de rapports et chiffres

8) Un fournisseur qui connaît le métier

9) La qualité et la réactivité du support client

10) La facilité d’utilisation pour les salariés formés

De Jean-Christophe ROCHE, Co-fondateur de xLearn